Im ersten Teil dieser Serie beschäftigten wir uns ausführlich mit der Vorbereitung Ihres Messebesuches. Was es vor und am Messetag alles zu bedenken gibt, haben wir dort in einer Liste mit praktischen Tipps zusammengefasst. Da aber 57 % der Besucher von Fachmessen angeben, dass sie im Nachhinein nicht von Unternehmen kontaktiert wurden, obwohl sie Interesse an deren Produkt oder Dienstleistung bekundet hatten, scheint es vor allem bei der Nachbereitung der Messe bei vielen Unternehmen Probleme zu geben. Es ist also an der Zeit, dass wir uns auch diesem Thema ausführlich widmen.

Los geht's! Hier sind 10 Praxis-Tipps für die gelungene Nachbereitung Ihres Messebesuches:

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1.) Zeit ist Geld

Das Sprichwort "Zeit ist Geld" ist gerade im Bezug auf angestrebte Verkäufe wörtlich zu nehmen. Generell empfohlen wird die Zwei-Wochen-Regel: Spätestens zwei Wochen nach dem Messetag sollten alle potenziellen Kunden kontaktiert worden sein. Brauchen Sie für die Kontaktaufnahme nach der Messe zu lang, denken Ihre neuen Kontakte schnell, dass Sie und Ihr Unternehmen schlecht organisiert sind, und damit natürlich kein guter Geschäftspartner wären.
Was müssen Sie aber tun, um innerhalb von zwei Wochen angemessen auf alle Messegespräche reagieren zu können?

2.) Gute Dokumentation als Basis für Ihren Erfolg

Die Dokumentation Ihres Messebesuches ist überaus wichtig. Die Notizen, die Sie während der Gespräche an Ihrem Stand gemacht haben, sollten so schnell wie möglich gesichtet und sortiert werden. Je detaillierter die Notizen, umso einfacher ist der nachfolgende Ablauf. Haben Sie sich zum Beispiel notiert, dass ein Kunde so schnell wie möglich ein Projekt bei Ihnen in Auftrag geben möchte, können Sie diesen auch als erstes kontaktieren. Wenn Sie auf der Messe direkt die richtige Telefonnummer und/oder E-Mail Adresse Ihres Ansprechpartners notiert haben, kann es nun ganz schnell gehen. Zudem ist es überaus wichtig, den nächsten Kontaktpunkt am Ende des Gesprächs direkt zu knüpfen. Wann findet ein Telefonat statt? Welche Unterlagen sollen übermittelt werden?
Erfassen Sie Kontaktdaten und wichtige Punkte der Messegespräche direkt auf einem Tablet oder Laptop, sparen Sie sich zudem den Schritt der Übertragung und können noch schneller zur Tat schreiten. Manche Unternehmen erweitern diesen Zeitvorteil noch dadurch, dass sie während der Messe über ein spezielles Back-Office verfügen, und sich so einige Teammitglieder schon während der Messe mit einigen der nachfolgenden Punkte beschäftigen können.

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3.) Das CRM im Blick behalten

Um Dopplungen zu vermeiden, ist es unabdingbar, neue Kontakte mit Ihrem CRM abzugleichen. Vielleicht hat Ihr Sales Team für die nächste Woche ein Telefonat mit einem Ihrer neuen Kontakte geplant, und muss dringend auf ein gerade stattgefundenes Gespräch (und dessen Inhalt) hingewiesen werden. Mit einem Back-Office Messeteam liegen Sie hier zeitlich klar im Vorteil, aber auch ohne zeitgleiche Abstimmung mit dem Back-Office lassen sich diese Daten in den Tagen nach der Messe zügig abgleichen.

4.) Prioritäten setzen

Auch wenn dies generell schwer fällt - privat wie beruflich - müssen bei Ihren neu gewonnenen Kontakten unbedingt Prioritäten gesetzt werden. Da nur sehr wenige (7 %!) der Messebesucher bereits konkrete Kaufpläne mitbringen, stellt die überwiegende Masse der Besucher potenzielle Neukunden dar, die auf der Suche nach Kontakten sind und "nur noch" von Ihrem Produkt oder Ihrem Service überzeugt werden müssen. Dieser Prozess findet nicht nur auf, sondern vor allem auch nach der Messe statt. Es gilt, Bestandskunden nicht zu verlieren und potenzielle Neukunden nicht lang warten zu lassen. Um die Priorisierung möglichst einfach zu gestalten, wurde die sogenannte BANT-Methode entwickelt. Die hier berücksichtigten Aspekte sind Budget, Authority, Need und Timeline of Purchase.

5.) Zuverlässig sein

Ein übergreifender Aspekt, welcher für alle Bestandteile Ihres Unternehmens gelten sollte, ist die Eigenschaft der Zuverlässigkeit. Versprechen Sie zum Beispiel einem Messebesucher, ihn direkt in der darauffolgenden Woche telefonisch zu kontaktieren, sollten Sie dies auch unbedingt tun. Wie bereits im ersten Punkt dieser Liste erwähnt wurde, ist es überaus wichtig, von Anfang an als guter Geschäftspartner angesehen zu werden. Geht die erste Kontaktaufnahme nach der Messe direkt schief, da Sie sich einen Termin oder eine Vereinbarung nicht notiert haben, oder diese einfach nicht einhalten, werden Sie sich von Ihrem potenziellen Kunden direkt wieder verabschieden können.

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6.) Kontakt zu verpassten Kunden aufnehmen

Bleiben wir noch eine Weile beim Thema der Telefonate. Es kommt auf Messen vor, dass Sie nicht jeden Kunden antreffen, der mit Ihnen einen Termin vereinbart hatte - egal ob Neu- oder Bestandskunde. Vielleicht war an Ihrem Stand einfach zu viel los, und der Kunde hat keinen freien Ansprechpartner angetroffen. Rufen Sie verpasste Kunden in den Tagen nach der Messe direkt an, um zu zeigen, dass Sie durchaus Interesse an dem Kontakt, beziehungsweise an der Aufrechterhaltung des Kontaktes haben. Viele Unternehmen mit Messe-Erfahrung haben durchaus Verständnis, wenn an Ihrem Stand sehr viel Betrieb war und Sie keinen verfügbaren Ansprechpartner vorfinden konnten. Allerdings ist es in diesem Fall Pflicht, die Planung und Durchführung der Termine für den nächsten Besuch anzupassen!

7.) Termin-Optimierung für die Zukunft

Haben Sie tatsächlich einige Termine nicht einhalten können, gilt es, die Abläufe für den nächsten Besuch zu optimieren. Vielleicht war Ihr Team zu klein, vielleicht war sogar der Stand zu klein, vielleicht wurde einfach nicht deutlich genug kommuniziert, wann Ihnen welche Unternehmen einen Besuch abstatten würden. Wie in unserem letzten Artikel bereits erwähnt, gilt es vor allem im B2B-Bereich als Ziel, 30 % des Messetages schon im Voraus mit Terminen zu belegen. Diese Termine müssen dann natürlich auch eingehalten werden. Halten Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter spezifisch für diese Gespräche frei und legen Sie eine Liste mit allen Terminen bereit, sodass Ihr Team sich jederzeit informieren kann, wann der nächste Besuch vor der Tür stehen wird.

8.) "Danke!" sagen

Ging es im ersten Artikel dieser Serie unter anderem noch darum, welche Materialien und Geschenke Sie zur Messe mitbringen sollten, liegt der Fokus nun auf den Danksagungen, die im Nachhinein versendet werden. Da es einige Zeit dauert, personalisierte Angebote für alle Messe-Bekanntschaften zu erstellen, bietet es sich zuerst generell an, Dankes-E-Mails zu versenden. Damit Ihr potenzieller Neukunde direkt weiß, dass Sie sich gut an ihn erinnern und das Gespräch zu schätzen wissen, können Sie in den Tagen nach der Messe (oder auch noch am selben Abend) konkrete E-Mails an Ihre neuen Kontakte versenden. Aber Achtung: Seien Sie dabei möglichst persönlich! "Danke für das interessante Gespräch" wird nicht ausreichen. Nehmen Sie stattdessen direkten (aber kurzen) Bezug auf das Gespräch: "Vielen Dank für das Gespräch heute Nachmittag! Ich werde mich in der kommenden Woche wie besprochen telefonisch mit einem detaillierten Angebot bei Ihnen melden." Der Großteil aller Geschäftsleute und Verbraucher sagen, sie sind beeindruckt, wenn sie schon wenige Stunden nach Ende der Messe Nachrichten von ihren Gesprächspartnern erhalten - am besten direkt mit den geforderten Infomaterialien. Machen Sie sich also keine Sorgen, dass sie zu früh dran sind und aufdringlich wirken könnten. Laut einer Studie, die in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde, ist es zudem so, dass jüngere Geschäftspartner weitaus schnellere Reaktionen erwarten als ältere. Also: Ran an die Tasten!

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9.) Ausführliche Reflexion

Wenn ein paar Monate vergangen sind und alle Angebote versendet wurden, wird es Zeit, mit Ihrem Team über die gesammelten Erfahrungen zu sprechen. Fühlten sie sich am Messetag gut auf alle Situationen vorbereitet, oder kam es zu Fragen und Problemen? Wurden die vereinbarten Termine eingehalten? War der Stand gut besucht und wurden viele Neukunden gewonnen? Um von vergangenen Messen profitieren zu können und im Laufe der Zeit ein kompetentes Team aufzubauen, ist es empfehlenswert, immer wieder dieselben Mitarbeiter mit auf die Messe zu nehmen. Je nachdem wie groß die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen ist, kann dies vergleichsweise einfach oder schwierig sein. Wenn Sie auch in Zukunft noch regelmäßig Messen besuchen wollen, bietet es sich auf jeden Fall an, ein möglichst stabiles Messeteam zusammenzusetzen, in welches je nach Bedarf immer wieder neue Personen eingearbeitet werden können, die dann dank der Erfahrung des restlichen Teams ebenfalls schnell zu Messe-Profis werden.

10.) Feedback auswerten und Verbesserungen umsetzen

Falls die Besucher Ihres Messestandes Fragebögen ausgefüllt haben, gilt es, diese auszuwerten. Haben viele Unternehmen Ihren Stand gezielt besucht, oder sind sie eher zufällig über Ihr Angebot gestolpert? Wie sind diese zufälligen Besucher zu Ihnen gekommen? Lag es an der Optik des Standes, oder an der guten Werbung im Voraus? Konnten Sie Ihre geplante Zielgruppe erreichen? Haben sich unerwartete Unternehmen für Sie interessiert? Hat sich die Lage im Markt im Vergleich zum Vorjahr verändert? Fragen wie diese sollten beantwortet werden, um zukünftige Messebesuche noch erfolgreicher zu gestalten, und um sämtliche Änderungen im Markt und in Ihrer Zielgruppe im Blick zu behalten.

Nun sollten Sie die nötigen Werkzeuge haben, nicht nur den Messebesuch an sich zu meistern, sondern diesen auch gelungen - mit Verkäufen - abzurunden. Viel Erfolg!